Politica de confidențialitate și protecție a datelor cu caracter personal

1. Observații preliminare

Politica a fost elaborată de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L., cu sediul social în Tîrgu Mureș, Strada Depozitelor nr. 22, Județul Mureș, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Mureș sub nr. J26/448/2013,  Cod Unic de Înregistrare RO 31540205, reprezentată prin dna. Codrina Poenaru-Freiwald, având funcţia de ”Administrator”.

2. Termeni

• Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR) – înseamnă REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 (GDPR), privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE;

• Date cu caracter personal (DCP) - înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

• Prelucrare - înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

• Restricționarea prelucrării - înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

• Operator - înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

• Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – înseamnă autoritatea publică independentă instituită în România, competentă în domeniul monitorizării respectării GDPR;

Noțiunile și termenii din prezenta politică ce nu au fost definiți mai sus se vor interpreta în conformitate cu GDPR, doar în cazul în care nu le este dată o semnificație distinctă.

3. Introducere

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. în calitatea sa de operator, prelucrează datele cu caracter personal ale clienților, angajaților, partenerilor și a altor persoane care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale.

Prezenta politică descrie modul în care DCP¹ trebuie prelucrate, în conformitate cu GDPR, principiile de prelucrare a DCP, precum și drepturile și obligațiile angajaților implicați în procesul de prelucrare a DCP.

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. nu operează transferuri de DCP către țări terțe sau organizații internaționale.

4. Obiective:

• Asigurarea conformității cu cerințele GDPR și bunele practici în materie de protecție a DCP;

• Protecția drepturilor persoanelor vizate (clienților, angajaților, partenerilor, etc);

• Transparența privind modul în care sunt prelucrate/protejate DCP;

• Protecția împotriva riscurilor de încălcare a securității DCP;

5. Aplicabilitate

Prezenta politică se aplică:

• Conducerii S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Tuturor angajaților S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Clienților/clienţilor potenţiali, partenerilor și altor persoane care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale;

• Debitorilor;

• Voluntarilor și persoanelor ce își desfășoară stagiul de practică în cadrul S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Vizitatorilor;

• Tuturor persoanelor care intră în diferite relații sau interacționează în vreun fel cu S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.

6. Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt:

• Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;

• Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

• Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;

• Exacte și actualizate într-un termen rezonabil;

• Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o durată care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;

• Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

7. Tipuri de date cu caracter personal prelucrate

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. prelucrează, dar fără a se limita la, următoarele tipuri de date:

• Nume;

• Prenume;

• Data și anul nașterii;

• E-mail;

• Adresă (domiciliu/reședință);

• Număr de telefon/fax;

• CNP;

• Serie și număr Carte de identitate;

• Diagnostic, schemă de tratament;

• Datele din actele de stare civilă;

• Date din permisul de conducere/certificatul de înmatriculare;

• Imagine;

• Date de geolocalizare/date de trafic;

• Studii;

• Locul de muncă.

8. Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal

Orice operațiune de prelucrare a datelor cu caracter personal este făcută în temeiul art. 6 din Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR), după cum urmează:

• Prelucrarea este necesară în vederea încheierii și executării unui contract;

• Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;

• Prelucrarea este necesară în scopul materializării intereselor legitime ale S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese;

• Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului persoanei vizate pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

9. Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. este în legătură cu:

• Încheierea și executarea diferitelor contracte, care sunt necesare pentru desfășurarea activității societății;

• Prestarea diferitelor servicii la care societatea s-a obligat prin contract faţă de clienţii/partenerii săi;

• Activităţile de marketing, reclamă şi publicitate;

• Recuperarea creanţelor pe cale amiabilă sau prin intermediul acţiunilor în instanţă;

• Necesitatea comunicării, prin mijloace electronice sau tradiţionale, către clienţi/parteneri sau potenţiali clienţi/parteneri, a gamei serviciilor oferite de societate;

• Diferite adrese sau comunicări trimise în format electronic;

• Trimiterea corespondenţelor către clienţi/parteneri utilizând diferiţi prestatori de servicii poştale/curierat;

• Selectarea forței de muncă;

• Arhivarea datelor cu caracter personal în scopuri statistice.

10. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt stocate de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. pe suport electronic sau pe suport hârtie, în vederea prelucrării lor pe durata derulării relațiilor contractuale/de muncă/ mandat/colaborare și ulterior arhivate, conform cerințelor legale aplicabile în acest sens. După expirarea termenelor prevăzute în nomenclatoarele arhivistice DCP se șterg/distrug, documentat.

11. Procese decizionale automatizate

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. nu utilizează procese decizionale automatizate în relația cu angajații/clienții săi.

12. Securitatea Datelor

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. aplică măsuri tehnice şi organizatorice pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră  personale împotriva  manipulării, pierderii, distrugerii, accesării, de către persoane neautorizate, în mod accidental sau/şi intenţionat. Printre acestea se numără, fără a se limita la:

• întocmirea și menținerea evidențelor activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal. Societatea întocmește Registrul de evidență a prelucrării datelor cu caracter personal. Registrul conține cel puțin informațiile prevăzute de GDPR;

• instruirea personalului în vederea respectării prevederilor GDPR
  Personalul S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. este instruit periodic cu privire la prevederile GDPR, la cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, precum şi cu privire la riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal;

Angajații care au acces la date cu caracter personal sunt informați asupra caracterului acestor date și au luat la cunoștință regulile care li se aplică;

• verificarea conformității activităților societății cu cerințele GDPR.
  Prin intermediul auditurilor externe, S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. verifică/va verifica respectarea și implementarea regulilor interne, a prevederilor GDPR și a dispozițiilor legale în domeniu, precum și a recomandărilor făcute privind prelucrarea datelor cu carater personal;

• în cazul în care S.C. PARCON FREIWALD S.R.L., în derularea activităților din obiectul de activitate al societății, colaborează cu parteneri care au rolul de împuternicit al operatorului de date cu caracter personal a încheiat/va încheia cu aceștia un acord privind obligativitatea adoptării de către aceștia de măsuri tehnice şi organizatorice care să garanteze securitatea datelor cu caracter personal puse la dispoziție și respectarea drepturile persoanelor vizate.

13. Responsabilități

Fiecare angajat al S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. este responsabil, în conformitate cu atribuțiile sale, de protecția DCP. Mai mult decât atât, următoarele categorii de persoane comportă atribuții specifice:

• Conducerea – este responsabilă pentru asigurarea faptului că S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. îndeplinește obligațiile în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR. Totodată răspunde de:

• Recepționarea și elaborarea răspunsului la solicitări din partea jurnaliștilor/media în domeniul protecției datelor;

• Asigurarea faptului că politicile de marketing respectă principiile de protecție a DCP.

• Persoana desemnată cu responsabilități pe problematica protecției datelor cu caracter personal are următoarele sarcini:

• Informarea și consilierea operatorului precum și a angajaților care se ocupă de prelucrare cu privire la obligațiile care le revin în temeiul GDPR;

• Informarea în timp util a conducerii privind toate aspectele ce țin de protecția datelor (de ex: riscuri);

• Actualizarea periodică a procedurilor și politicilor de protecție a DCP;

• Inițierea și monitorizarea instruirii angajaților în domeniul protecției DCP;

• Furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor;

• Cooperarea cu ANSPDCP;

• Soluționarea cererilor persoanelor vizate, atunci când acestea se referă la exercitarea unui drept prevăzut de GDPR.

• Managerul IT este responsabil pentru:

• Asigurarea faptului că toate sistemele, serviciile și echipamentele folosite pentru stocarea DCP sunt conforme cu cerințele GDPR și a altor standarde în materie de securitate fizică și informatică;

• Efectuarea controalelor periodice în vederea asigurării protecției fizice și informatice și verificării modului de funcționare a echipamentelor.

• Evaluarea serviciilor unor terțe părți implicate în stocarea DCP ale S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.

Prelucrarea datelor se face doar de personalul autorizat în acest sens.

14. Drepturile persoanei vizate

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, așa cum sunt prevăzute în GDPR:

• Dreptul de acces la DCP prelucrate de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul de rectificare a DCP prelucrate de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul la ștergerea DCP prelucrate de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul la restricționarea prelucrării DCP de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul la portabilitatea DCP prelucrate de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul la opoziție a prelucrării DCP de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.;

• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, în cadrul prelucrării DCP de către S.C. PARCON FREIWALD S.R.L.

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. furnizează persoanei vizate informații privind acțiunile întreprinse în urma unei cereri în temeiul articolelor 15-22 din GDPR, fără întârzieri nejustificate și în orice caz în cel mult o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor. S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. informează persoana vizată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la primirea cererii, prezentând și motivele întârzierii.

Dacă nu ia măsuri cu privire la cererea persoanei vizate, S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. o informează, fără întârziere și în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, cu privire la motivele pentru care nu ia măsuri și la posibilitatea de a depune o plângere în fața autorității de supraveghere și/sau de a introduce o cale de atac judiciară.

15. Transparența informațiilor

S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. urmărește ca toate persoanele vizate să fie informate despre faptul că DCP ale acestora sunt prelucrate legal și că acestea sunt conștiente de:

• Tipul de date și modul de prelucrare;

• Scopurile prelucrării;

• Modul de exercitare a drepturilor în legătură cu prelucrarea.

În acest sens S.C. PARCON FREIWALD S.R.L. a elaborat o Declarație de confidențialitate (Protecția datelor cu caracter personal). Această declarație este disponibilă pe site-ul https://parconfreiwald.ro/.